4-dages arbejdsuge for administrative medarbejdere i Vesthimmerland
Byrådet i Vesthimmerland besluttede på møde den 30. november 2023 at gøre forsøg med en 4-dages arbejdsuge for administrative medarbejdere i 2024.
Resume
Økonomiudvalget bedes tage stilling til, hvorvidt 2024 kan godkendes som et forsøgsår, hvor de administrative arbejdspladser gør sig erfaringer med en 4-dages arbejdsuge for de medarbejdere, der måtte ønske dette.
Princippet kræver politik behandling, da det indebærer, at de administrative arbejdspladser lukkes for ikke-planlagte borgerhenvendelser om fredagen. Omvendt bibeholdes serviceniveauet for borgerne ved at give mulighed for planlagte borgerhenvendelser uden for det, der i dag kendes som normal arbejdstid.
Baggrund
I Byrådets strategi, Vores Vesthimmerland 2022-2026, ønsker Byrådet med én af visionerne at fremme den nødvendige arbejdskraft, herunder til plejeområdet.
På den baggrund indeholder Chefforums administrative strategi, Vores arbejdsplads 2022-2026, en vision om at videreudvikle en attraktiv arbejdsplads for at kunne fastholde og tiltrække kompetente medarbejdere på langt og kort sigt. Som følge af denne vision besluttede Chefforum at igangsætte et projekt, hvor målet er at skabe rammerne for, hvordan medarbejderne i Vesthimmerlands Kommune kan tilbydes muligheden for en 4-dages arbejdsuge, som et led i at skabe en attraktiv arbejdsplads.
Når Vesthimmerlands Kommune formår at skabe en attraktiv arbejdsplads, er det med til at fastholde vores kompetente medarbejdere. Fastholdelse er en fordel for hele organisationen, da der ellers er risiko for tab af viden og tab af mange vigtige samarbejdsrelationer til såvel borgere som kolleger, hver gang en medarbejder fratræder sin stilling.
Dernæst viser demografiske fremskrivninger, at der fremover bliver kamp om de dygtige medarbejdere, da Danmark ser ind i en tid med et historisk lavt arbejdsudbud, særligt indenfor velfærdsområderne. Det er derfor vigtigt, at Vesthimmerlands Kommune, som arbejdsplads, gøres attraktiv på så mange parametre som muligt for at kunne tiltrække kompetente medarbejdere. Ét tiltag er derfor at tilbyde medarbejdere mulighed for at tilrettelægge arbejdstiden mere fleksibelt med en 4-dages arbejdsuge.
Erfaringer fra andre kommuner
De seneste par år har en række andre danske kommuner arbejdet med at give deres medarbejdere mulighed for en 4-dages arbejdsuge. Disse kommuner har samlet set gjort sig en del positive erfaringer, som er blevet brugt i arbejdet med at formulere principper for en 4-dages arbejdsuge i Vesthimmerlands Kommune.
Følgende kommuner arbejder på nuværende tidspunkt aktivt med en 4-dages arbejdsuge i større eller mindre omfang:
- Odsherreds Kommune har indført en 4-dages arbejdsuge for det administrative personale, som medfører, at der er lukket for fysisk borgerbetjening om fredagen.
- Gentofte Kommune har eksperimenteret med en 4-dages arbejdsuge på daginstitutionsområdet, hvor kommunen oplever mere kontinuitet både i arbejdet med børnene og i samarbejdet med forældre.
- Esbjerg Kommune har medarbejderne på jobcenteret i de seneste 2 år frit kunnet vælge mellem en 4-dags- eller 5-dagsarbejdsuge. Midtvejsevalueringen viser, at 90 % af dem, der har valgt en 4-dages arbejdsuge, er meget tilfredse.
- Solrød Kommune har på rådhuset indført “fleksibel fredag”, der betyder, at medarbejderne kan vælge enten at arbejde hjemmefra eller holde fri. Der er dermed lukket for borgerbetjening om fredagen. Til gengæld er åbningstiderne udvidet mandag til torsdag.
Målsætning for Projekt 4-dages arbejdsuge
Formålet med at implementere muligheden for 4-dages arbejdsuge er at styrke kommunens muligheder for bedre at kunne fastholde og rekruttere fagligt kompetente medarbejdere, så Vesthimmerland Kommune også i fremtiden kan levere service og kernevelfærd til borgerne i Vesthimmerlands Kommune på et tilfredsstillende niveau.
Resultatmålet med projektet er at skabe rammer for, at medarbejdere i Vesthimmerlands Kommune kan få en 4-dages arbejdsuge, hvis de ønsker dette, og såfremt det er foreneligt med den kerneopgave, der skal løses på den enkelte arbejdsplads.
I forbindelse med projektets delmål er der nedsat to projektgrupper:
Projektgruppe 1, der har følgende delmål:
- At udarbejde et princip for 4-dages arbejdsuge for administrative medarbejdere.
- At udarbejde materiale der kan understøtte igangsættelsen af prøvehandlinger med 4-dages arbejdsuge på de administrative arbejdspladser.
Projektgruppe 2, der har følgende delmål:
- At udarbejde et princip for 4-dages arbejdsuge for decentrale medarbejdere.
- At udarbejde materiale, der kan understøtte igangsættelsen af prøvehandlinger med 4-dages arbejdsuge på udvalgte arbejdspladser, som efterfølgende skal bidrage til implementeringen på de øvrige decentrale arbejdspladser.
I dette punkt behandles udelukkende princip og materiale fra Projektgruppe 1 omhandlende 4-dages arbejdsuge for administrative medarbejdere.
Princip for de administrative medarbejdere
Projektgruppe 1 er nu i mål med dokumentet Princip for arbejdstid og 4-dages arbejdsuge for de administrative medarbejdere (vedhæftet som bilag). I dokumentet fremgår det, at medarbejderne har mulighed for at vælge mellem en 5-dages arbejdsuge (det der omtales som “normal arbejdstid med slip tiden fri), eller en 4-dages arbejdsuge. En 4-dages arbejdsuge skal dog være foreneligt med driften og kerneopgaverne. Rammen for en 4-dages arbejdsuge er følgende (fra dokumentet):
- Der kan aftales faste timer i afdelingen, hvor alle medarbejdere forventes tilgængelige.
- Den gennemsnitlige arbejdstid er 74 timer over 2 uger, og der er mulighed for at lægge sin arbejdstid fleksibelt indenfor intervallet -10 timer og +20 timer. Overskrides intervallet, kan det kun ske efter aftale med nærmeste leder.
- Der er ½ times betalt pause pr. arbejdsdag + betalt kaffepause på 10 minutter på torsdage.
- Fredag er der lukket for ikke-planlagte borgerhenvendelser og i videst muligt omfang fri for interne møder på de administrative arbejdspladser. Man kan vælge at lægge arbejdstimer om fredagen eller holde helt fri, hvis timerne placeres andetsteds.
- Har man en vagttelefon i afdelingen, skal denne bemandes i det nødvendige omfang.
- Det aftales med nærmeste leder og i medarbejdergruppen, hvordan man bedst benytter sig af hjemmearbejde og virtuelle møder.
- Det fremgår altid tydeligt af Outlook-kalenderen, hvornår man arbejder, hvor man er, og hvordan man træffes.
Som det fremgår af ovenstående indebærer rammen, at der fredag lukkes for ikke-planlagte borgerhenvendelser og interne møder, så muligheden for at holde fri om fredagen reelt er til stede. Det er dog stadig muligt for de medarbejdere, der forsat vælger normal arbejdstid med slip tiden fri, om fredagen at planlægge fx virksomheds-/borgerbesøg eller anden borgerbetjening i forbindelse med sagsbehandling.
Samtidig lægger princippet op til, at drøfte lokalt i de forskellige afdelinger, hvordan en 4-dages arbejdsuge kan udmøntes i enten samme serviceniveau, som borgerne oplever på nuværende tidspunkt eller et bedre serviceniveau, selvom der lukkes for ikke-planlagte borgerhenvendelse på fredage. Det er vurderingen, at ordningen vil indskrænke mulighederne for spontane borgerhenvendelser om fredagen, men at dette opvejes af, at tilbyde planlagte borgerhenvendelser på andre tidspunkter, udenfor det, der i dag er normal arbejdstid.
Her er en vigtig pointe, at der findes administrative arbejdspladser, som har pligt til at tage imod borgerhenvendelser, herunder fx Familieafdelingen. Her skal vagttelefonen selvfølgelig fortsat bemandes i det nødvendige omfang.
2024 som en prøveperiode på de administrative arbejdspladser
Projektgruppe 1 anbefaler, at hele 2024 godkendes som en prøveperiode, hvor de administrative arbejdspladser får til opgave at gøre sig erfaringer med, hvordan muligheden for en 4-dages arbejdsuge kan implementeres. Til at understøtte arbejdet har administrationen udarbejdet et dokument med svar på de mest hyppige spørgsmål (FAQ). Dette dokument er vedhæftet som bilag, og har til formål at kaste lys over nogle af de spørgsmål, der naturligt vil opstå som følge af, at princippet skal udfoldes i praksis.
Ved udgangen af 2024 vil der fra projektgruppens side blive evalueret på prøveperioden med det formål at blive klogere på, hvorvidt princippet bør tilpasses, og hvorvidt det giver mening at forsætte med en 4-dages arbejdsuge på de administrative arbejdspladser.
Forventet konsekvens
Ingen bemærkninger.
Organisering og kommunikation
Ingen bemærkninger.
Lovgrundlag
Politisk og administrativ kompetencefordeling i Vesthimmerlands Kommune.
Økonomi
Udgiftsneutral.
Procesplan
Processen har hidtil været følgende:
- Den 17. april 2023: Projektet blev besluttet i Chefforum bestående af kommunens direktører og chefer.
- Den 24. maj til 22. august 2023: Princip for arbejdstid og 4-dages arbejdsuge for administrative medarbejdere blev udarbejdet i Projektgruppe 1.
- Den 5. september 2023: Chefforum godkendte princippet.
- Den 26. september 2023: MED-Hovedudvalget blev orienteret om princippet og anbefaler det til politisk behandling.
- Den 3. oktober 2023: Direktionen anbefaler princippet til politisk behandling.
- Den 22. november 2023: Økonomiudvalget behandler sagen.
- Den 30. november 2023: Byrådet behandler sagen (forventet).
Sagen afgøres i
Byrådet via Økonomiudvalget.
Administrationen indstiller
- at godkende Princip for arbejdstid og 4-dages arbejdsuge for de administrative medarbejdere,
- at godkende 2024 som et forsøgsår, hvor de administrative arbejdspladser gør sig erfaringer med, hvordan muligheden for en 4-dages arbejdsuge øger fleksibiliteten vores medarbejderne,
- at der lukkes for ikke-planlagte borgerhenvendelser om fredagen i 2024,
- at serviceniveauet for borgerne i Vesthimmerlands Kommune i 2024 bibeholdes ved, at der gives mulighed for planlagte borgerhenvendelser uden for det, der i dag kendes som normal arbejdstid, og
- at ordningen evalueres i november 2024.
Beslutning fra Økonomiudvalget, 22. november 2023, pkt. 400:
Fraværende: Ingen
Administrationens indstilling anbefales godkendt med bemærkning om, at borgerservice på Rådhuset skal være åbent også om fredagen til modtagelse af henvendelser til kommunen.
Beslutning
Fraværende: Anna-Grethe Sperling, Jakob Vium Dyrman, Allan Ritter, David Rathkjen
Godkendt.
