Hvordan skal valget i Vesthimmerland til Ældrerådet i 2025 gennemføres
Administrationen har opstartet arbejdet med planlægningen af valg til Ældrerådet i 2025, og på den baggrund ønskes en beslutning af valgformen for det kommende valg til Ældrerådet i 2025. Sagen behandles på byrådsmøde i Vesthimmerlands Kommune den 14. marts 2024.
Baggrund
Ældrerådet er et obligatorisk råd, hvor ældre har mulighed for at drøfte og forme indholdet til kommunens politikker for ældre borgere.
Rådet består af 11 folkevalgte repræsentanter, som vælges for fire år ad gangen. Alle borgere, der har fast bopæl i kommunen, og som er fyldt 60 år, har valgret og er valgbare til Ældrerådet.
I forbindelse med overgangen fra brevafstemning i 2013 til fremmødevalg i 2017 steg stemmeprocenten for valg til Ældrerådet med knap 21 procentpoint fra 48 procent i 2013 til 69 procent i 2017. I forbindelse med valget i 2021 besluttede Byrådet igen at afholde fremmødevalg, hvilket resulterede i en stemmeprocent på 61 procent svarende til et fald på knap 9 procentpoint i forhold til valget i 2017. Dette kan dog muligvis tilskrives den daværende COVID-19-pandami.
Ved tidligere fremmødevalg har det været muligt for Administrationen at sende valgkort til valg for Ældrerådet ud i samme kuvert, som valgkort i forbindelse med valg til byråd og regionsråd. Fra 2025 er dette ikke længere muligt, og derfor skal Vesthimmerlands Kommune fremadrettet betale for portoudgifterne forbundet med at fremsende fysiske valgkort for Ældrerådet til vælgerne.
Som følge af den nye postlov, der ophæver den danske befordringspligt, har PostNord per 1. januar 2024 hævet portopriserne for breve, der starter fra 20 kr. eksklusiv moms. Med op til 12.000 stemmeberettigede vælgere til valg til Ældrerådet i 2025 udgør porto alene en ekstraudgift på minimum 240.000 kr. foruden prisstigninger på de andre udgifter i forbindelse med afvikling af valg til Ældrerådet, herunder bemanding.
De stigende udgifter kombineret med nye teknologiske løsninger inviterer på den baggrund til at være nysgerrige på, om valg til Ældrerådet i 2025 kan afvikles på en måde, som ikke nødvendigvis hæmmer tilgængeligheden og muligheden for at stemme, og som er økonomisk bæredygtig i lyset af de stigende udgifter til især porto.
Administrationen har på den baggrund afdækket og undersøgt følgende tre løsninger for afholdelse af valg til Ældrerådet i 2025, herunder et estimat for udgifterne forbundet med de forskellige løsninger samt hvilket serviceniveau, som de forskellige muligheder tilbyder vælgerne:
| Løsning 1: Den nuværende løsning som ved valgene i 2017 og 2021, hvor alle vælgere modtager et fysisk valgkort og stemmer med fysiske stemmesedler ved fremmødevalg tirsdag den 18. november 2025 De stemmeberettigede vælgere får udsendt valgkort fysisk med posten i en separat kuvert, møder fysisk op på valgdagen for valg til byråds- og regionsrådsvalget ved valgbordet for valg til Ældrerådet og stemmer på vanlig vis. Afstemning sker med fysiske stemmesedler. Vælgerne oplever vanligt og uændret serviceniveau, og skal derfor gøre præcis som de plejer ved tidligere valghandlinger. I de tilfælde, hvor vælgeren anmoder om at stemme i eget hjem, på plejehjem eller lignende gøres dette ligeså på vanlig vis. Fra Administrationens side skal der opstilles separate afstemningssteder (valgborde, stemmebokse, stemmeurner mv.) på samtlige af kommunens valgsteder. Derudover skal valgkort udsendes fysisk til samtlige vælgere, afstemningsstederne bemandes, ligesom Administrationen skal afsætte ressourcer af til bl.a. at foretage optælling af de fysiske stemmesedler efter valgdagen. Estimeret udgift for valg til Ældrerådet i 2025 med denne løsning: 639.000 kr. |
| Løsning 2: Digital/fysisk udsendelse af valgkort og hybridafstemning (fremmødevalg på valgstedet tirsdag den 18. november 2025 og mulighed for at stemme online samt evt. i borgerservice) Udsendelse af valgkort og -informationer i e-Boks for ikke-fritaget vælgere og med fysisk brev til vælgerne, som er fritaget fra digital post. Administrationen estimerer, at 25 % af borgerne over 60 år i Vesthimmerlands Kommune svarende til knap 3.000 borgere – er fritaget fra digital post. Løsningen giver mulighed for både at stemme online (ved at klikke på et link fra brevet i e-Boks uden brug af MitID) samt mulighed for at stemme ved fysisk fremmøde på valgdagen for valg til byråds- og regionsrådsvalget på valgstedet ved scanning af sundhedskort på en iPad i en stemmeboks (præcis som ved lægen, fysioterapi mv.). Derudover kan der tilbydes mulighed for afstemning i borgerservice i perioden op til valget, ligeledes ved scanning af sundhedskort på en iPad i en stemmeboks. Vælgerne oplever muligheden for at stemme på valgdagen ved fremmøde, men oplever også et øget serviceniveau ved at kunne stemme online eller eventuelt på borgerservice i perioden op til valgdagen. I de tilfælde, hvor vælgeren anmoder om at stemme i eget hjem, på plejehjem eller lignende gøres dette på en iPad, som Administrationen medbringer. Fra Administrationens side skal der opstilles separate afstemningssteder, som dog ikke kræver valgborde eller stemmeurner, da valghandlingen sker elektronisk. Der vil fortsat være behov for bemanding og assistance på afstemningsstedet, men ikke til bemanding af valgborde og stemmeurner, som ved løsning 1. Administrationen har derudover ingen omkostninger forbundet med produktion og optælling af de fysiske stemmesedler, da valghandlingen er elektronisk, ligesom der kun er udgifter til porto for de vælgere, som er fritaget for digital post. Estimeret udgift for valg til Ældrerådet i 2025 med denne løsning: 432.000 kr.Ved fredsvalg skal Administrationen ikke betale det fulde beløb til leverandøren af systemet. |
| Løsning 3: Digital/fysisk udsendelse af valgkort og hybridafstemning (borgerservice og online afstemning) henover en afgrænset tidsperiode i løbet af efteråret 2025 Udsendelse af information om online afstemning i e-Boks for ikke-fritaget vælgere og fysisk brev inklusiv fysisk stemmeseddel og frankeret returkuvert til vælgerne, som er fritaget fra digital post. Administrationen estimerer, at 25 % af borgerne over 60 år i Vesthimmerlands Kommune svarende til knap 3.000 borgere – er fritaget fra digital post. I estimatet er der desuden indregnet, at 75 % af de 3.000 borgere, der har mulighed for at stemme med en fysisk stemmeseddel i den frankeret returkuvert, benytter sig af denne mulighed. Denne løsning omhandler ikke et fysisk fremmødevalg tirsdag den 18. november 2025. Løsningen giver mulighed for at stemme online, hvis man ikke er fritaget fra digital post, og med fysisk stemmeseddel og frankeret returkuvert, hvis man er fritaget for digital post henover en afgrænset tidsperiode i løbet af efteråret 2025. Derudover er der mulighed for at tilbyde alle vælgere at møde op på borgerservice i samme tidsperiode for at stemme herunder med assistance. Afhængig af om vælgerne er fritaget for digital post eller ej, oplever de muligheden for enten at stemme online eller ved at modtage en fysisk stemmeseddel, som efterfølgende skal returneres med vedlagt frankeret returkuvert. I de tilfælde, hvor vælgeren anmoder om at stemme i eget hjem, på plejehjem eller lignende gøres dette på en iPad, som Administrationen medbringer. Fra Administrationens side vil denne løsning betyde, at omkostningerne vil blive reduceret betragteligt, da der ikke vil være udgifter forbundet med opsætning af valgsteder og bemanding for valg til Ældrerådet. Der vil dog være en mindre opgave i form af optælling og registrering af de fysiske stemmesedler, som vælgere, der er fritaget fra digital post sender ind. Derudover er der kun udgifter til porto for de vælgere, som er fritaget for digital post samt i forbindelse med returneringen af stemmesedlerne. Estimeret udgift for valg til Ældrerådet i 2025 med denne løsning: 279.000 kr.Ved fredsvalg skal Administrationen ikke betale det fulde beløb til leverandøren af systemet. |
I 2013 var der opstillet 16 kandidater og i både 2017 og 2021 var der 14 opstillede kandidater. Alle kandidater, som ikke blev valgt til Ældrerådet, er efterfølgende udpeget som suppleanter.
Ældrerådets anbefaling og bemærkninger
Den 18. januar 2024 blev Ældrerådet på sit møde orienteret om, at Administrationen i lyset af udfordringerne vedrørende udsendelse af valgkort og prisen på porto vil undersøge om valg til Ældrerådet i fremtiden kan afvikles på en anden måde, der ikke hæmmer tilgængeligheden og muligheden for at stemme, og som er økonomisk bæredygtig.
På mødet i Ældrerådet den 8. februar 2024 præsenterede Administrationen Ældrerådet for ovenstående tre løsninger med henblik på Ældrerådets anbefaling og bemærkninger til den videre politiske beslutningsproces. Dagsordenspunktet og referatet er vedhæftet som bilag, hvori det fremgår, at Ældrerådet har følgende anbefaling og bemærkninger:
“Ældrerådet anbefaler løsning 2. Anbefalingen begrundes med, at det er vigtigt, give mulighed for at stemme ved fysisk fremmøde på valgstedet og/eller i Borgerservice ved scanning af sundhedskort på en iPad i en stemmeboks (præcis som ved lægen, fysioterapi mv.).
Derudover er det vigtig, at valg til Ældrerådet afvikles samme dag som byrådsvalget og regionsrådsvalget.”
Forventet konsekvens Se afsnittet – Baggrund.
Organisering og kommunikation
Ansvaret for afholdelse af valg til Ældrerådet er forankret i Sundheds- og Kulturforvaltningen, som i forbindelse med de seneste to fremmødevalg har fået bistand fra Byrådssekretariatet i forbindelse med den praktiske forberedelse og afvikling af selve valghandlingen.
Uagtet den valgte løsning kommer der til at ske større eller mindre ændringer i måden, hvorpå valg til Ældrerådet afholdes fremadrettet. Dette fordrer en ekstraordinær kommunikationsopgave op til valget i forhold til at oplyse vælgerne om og de ændringer og muligheder, som de må forvente afhængig af den valgte løsning.
Lovgrundlag
Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.
I forbindelse med afholdelse af lokale valg, herunder til Ældreråd, har kommunerne friere rammer for afvikling af selve valghandlingen, end tilfældet er for valg til byråd, regionsråd, Folketinget og Europa-Parlamentet samt ved nationale folkeafstemninger.
Ifølge Indenrigs- og Sundhedsministeriets cirkulære skal valg til Ældrerådet foregå tydeligt og klart adskilt fra kommunal- og regionsrådsvalget, herunder med separate valgborde, stemmerum, stemmekasser og så vidt muligt også i adskilte lokaler med særskilte adgangsveje. Med Byrådets godkendelse den 31. marts 2022 om ændring af kommunens valgsteder i Hvalpsund, Skivum/Giver og Salling, er det i tilstrækkelig grad blevet muligt at holde begge valg tilpas adskilt på kommunens valgsteder.
Økonomi
Administrationen understreger, at der er tale om estimater i forbindelse med beskrivelsen af de tre løsninger under Baggrund, herunder de benævnte udgifter.
Estimaterne bygger på både nutidspriser bl.a. i forhold til porto og indhentede tilbud på nødvendige IT-systemer samt historiske udgiftsdata i forhold til bl.a. tryk af diverse materiale, bemanding, forplejning, annoncering mv. Historiske udgiftsdata er efterfølgende tilpasset behovet for den enkelte løsning og prisfremskrevet jf. KLs fastsatte fremskrivningsprocenter.
Grundet den aktuelle økonomiske verdenssituation kan priser dog variere, også frem til efteråret 2025, hvorfor de benævnte estimater er Administrationens bedste skøn.
Rent praktisk fremsætter Administrationen et driftsønske på den estimeret udgift for den valgte løsning i forbindelse med behandlingen af Budget 2025.
Procesplan
- Den 8. februar 2024: Ældrerådet drøfter løsningerne og kommer med anbefaling og bemærkninger til den videre politiske proces.
- Den 6. marts 2024: Behandling i Økonomiudvalget.
- Den 14. marts 2024: Behandling i Byrådet.
Herefter fortsætter Administrationen den videre planlægning af valg til Ældrerådet frem mod efteråret 2025 afhængig af den valgte løsning.
Sagen afgøres i
Byrådet via Økonomiudvalget med anbefaling fra Ældrerådet.
Administrationen indstiller at den ønskede valgform for valg til Ældrerådsvalg i 2025 besluttes.
- Beslutning fra Økonomiudvalget, 6. marts 2024, pkt. 96: Fraværende: Signe Nøhr Økonomiudvalget anbefaler løsning 2.
