Mariagerfjord, Rebild og Vesthimmerlands Kommuner går sammen om indkøbsenhed
Tværkommunalt samarbejde om udbud og indkøb er på dagsordenen når Byrådet i Vesthimmerlands Kommune holder møde den 27. november 2025.
Vesthimmerlands Kommune, Rebild Kommune og Mariagerfjord Kommune har på foranledning fra kommunernes respektive økonomiudvalg arbejdet på en sammenlægning af de tre kommuners indkøbs- og udbudsfunktioner.
Byrådet tog i juni måned 2025 stilling til de grundlæggende rammer for det videre arbejde med at etablere samarbejdet. Under dette punkt fremlægges forslag til de konkrete rammer og vilkår for samarbejdet.
Denne sag behandles ensartet og parallelt i de tre deltagende kommuner i løbet af november 2025.
Baggrund
Økonomiudvalgene i Vesthimmerlands Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune behandlede primo 2024 emnet “Tværkommunale samarbejder om opgaveløsning”. Udvalgene godkendte her, at der skulle undersøges muligheder for samarbejde med andre kommuner med henblik på at identificere opgaver og områder, der potentielt kunne løses mere effektivt gennem fælleskommunale løsninger eller tættere samarbejde. Hertil godkendte økonomiudvalgene forslag til rammer for indgåelse af tværkommunale samarbejder.
Som følge af Økonomiudvalgenes beslutninger, har forvaltningerne i de tre kommuner drøftet mulige samarbejder på området for udbud og indkøb.
I dag løser de tre kommuner udbuds- og indkøbsopgaver hver for sig, hvilket resulterer i parallelle processer og forskellig praksis. Ved at samle opgaverne i en fælles enhed kan der skabes et stærkere fagligt miljø, hvor specialiseret viden og kompetencer inden for udbud og indkøb samles og udvikles i fællesskab.
Et sådant miljø vil samtidig være attraktivt i forhold til rekruttering og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere, der ønsker at indgå i et udviklingsorienteret fællesskab. Enheden vil desuden fremme erfaringsudveksling og videndeling mellem de deltagende kommuner, hvilket kan styrke fagligheden og skabe et mere robust og fremtidssikret fundament for opgaveløsningen. Samtidig vil en fælles organisering understøtte ensartede processer og metoder, hvilket forventes at øge kvaliteten i både udbudsarbejde og kontraktstyring.
Denne struktur understøtter desuden et tættere samarbejde på tværs af kommunerne, hvilket kan skabe grobund for innovation og udvikling af nye løsninger, som kan tilpasses både lokale behov og fælles strategiske mål.
Økonomiudvalgene er i maj 2025 blevet orienteret om status på arbejdet, og byrådene har i juni 2025 behandlet de grundlæggende rammer for samarbejdet. Under denne sag indstilles til politisk beslutning om de konkrete rammer og vilkår, der skal danne grundlag for samarbejdet.
De konkrete rammer og vilkår for samarbejdet samt styringsmæssige forhold er beskrevet i vedlagte forslag til vedtægter (bilag 1), og udfoldes i det følgende.
Samarbejdsmodel
Samarbejdet organiseres som et § 60-fællesskab, da denne model bedst kombinerer fleksibilitet, politisk kontrol og juridisk robusthed. Et § 60-fællesskab er en selvstændig offentlig enhed, etableret i fællesskab af to eller flere kommuner med hjemmel i kommunestyrelseslovens § 60. Konstruktionen indebærer:
- Selvstændig enhed: Selskabet har eget juridisk mandat og kan indgå aftaler, forpligte sig økonomisk og træffe beslutninger inden for det definerede kompetenceområde.
- Politisk udpeget bestyrelse: Bestyrelsen består af repræsentanter fra de deltagende kommuner, udpeget af de respektive kommunalbestyrelser. Dette sikrer politisk forankring og lokal indflydelse.
- Fælles styring og klar opgavefordeling: Modellen skaber rammer for en præcis fordeling af ansvar og kompetencer, hvilket mindsker risikoen for tvivl om opgavedelingen.
- Instruktionsbeføjelse: Kommunalbestyrelserne kan pålægge deres repræsentanter i bestyrelsen at stemme på en bestemt måde i konkrete sager, hvilket fastholder politisk kontrol.
- Økonomisk transparens: Selskabets budgetter og regnskaber godkendes af de deltagende kommuner, hvilket sikrer gennemsigtighed og økonomisk ansvarlighed.
Med denne konstruktion etableres et forpligtende samarbejde, der sikrer effektiv ressourceudnyttelse og fælles driftsfordele, samtidig med at den lokale, politiske indflydelse bevares.
Økonomiske rammer
Indkøb Himmerland finansieres af de tre kommuner efter en fordelingsnøgle baseret på deres nuværende udgifter til de eksisterende indkøbs- og udbudsafdelinger.
Budgettet dækker primært løn og drift af enheden, mens udgifter til IT overgår gradvist til Indkøbsenheden. Eventuelle særprojekter – som fx lokale IT-kontrakter eller særlige udviklingsopgaver – finansieres særskilt af den kommune, der bestiller ydelsen.
De økonomiske rammer for samarbejdet er nærmere beskrevet under afsnittet “Økonomi”, og vil være en integreret del af vedtægterne.
Lokal dialog og ansvar
Selskabets bestyrelsesmedlemmer kan løbende drøfte konkrete emner med den kommune, de repræsenterer. Dog under hensyntagen til tavshedspligt, særligt i personalesager.
Der skal fra begyndelsen være fokus på at etablere et velfungerende samarbejde med det lokale erhvervsliv i de tre kommuner. Erhvervslivet skal opleve en tilgængelig enhed, som er vejledende og understøttende. Enheden får som bundet mandat at iværksætte en proces sammen med kommunernes Erhvervsservice vedr. samarbejde med Erhvervslivet.
Placering og administrativ understøttelse
Enheden placeres i en eksisterende administrationsbygning i Adelgade i Hobro. Her får enheden til huse sammen med en anden administrativ funktion (borgerservice) og der er desuden tale om en central placering med god forbindelse til offentlig transport og motorvej.
Som hjemkommune for enheden stiller Mariagerfjord Kommune lokaler og administrative støttefunktioner til rådighed.
Medarbejderoverdragelse
De medarbejdere, der aktuelt varetager de opgaver, som overdrages til den nye enhed, foreslås overdraget i henhold til Virksomhedsoverdragelsesloven. Dette sikrer, at de ansatte beholder deres ansættelsesjuridiske rettigheder i overgangen til den nye enhed.
Opgaveportefølje og kernefunktioner
Selskabet skal varetage den samlede opgaveportefølje inden for udbud, kontraktstyring og understøttende drifts- og supportfunktioner. Dette omfatter:
- Udarbejdelse af en fælles udbudsplan, som godkendes af bestyrelsen og fremlægges for de deltagende kommuner.
- Udarbejdelse af fælles udbudsaftaler.
- Vedligeholdelse og opfølgning på indgåede aftaler.
- Drift og support af indkøbssystemer samt løbende vejledning til medarbejdere i de deltagende kommuner.
- Understøttelse af lokale særlige initiativer i relation til udbud og indkøb.
Selskabet vil ikke varetage opgaver vedrørende sociale kontrakter, IT-kontrakter og kontrakter på bygge- og anlægsområdet. I Mariagerfjord Kommune varetages IT-kontrakter af den nuværende indkøbs- og udbudsafdeling, hvorfor denne opgave for Mariagerfjord Kommunes vedkommende overdrages til den nye enhed mod særskilt afregning, jf. økonomiafsnit.
Opgaveporteføljen kan løbende justeres i takt med kommunernes behov og strategiske prioriteringer, hvilket sikrer fleksibilitet og mulighed for at tilpasse samarbejdet over tid. Læs mere om de overordnede opgaver og rammer i bilag 2 – Rammer ved udbud og konkurrenceudsættelse.
Kommunale krav og politikker
Selskabet skal sikre, at kommunernes specifikke krav og politikker – herunder miljøhensyn, sociale klausuler og IT-standarder – bliver indarbejdet i udbudsprocesserne.
Henset til ressourceudnyttelsen i samarbejdet arbejdes der henimod en fælles indkøbsstrategi.
Styringsorgan
For at sikre en tydelig styringsstruktur foreslås det, at der udpeges ét administrativt bestyrelsesmedlem fra hver kommune på samme ledelsesniveau. Denne struktur skaber en ensartet repræsentation og sikrer, at hver kommune har direkte indflydelse på beslutninger i bestyrelsen.
Det anbefales, at den nuværende chef for området i de deltagende kommuner udpeges til bestyrelsen. Desuden anbefales det, at Mariagerfjord Kommunes Stabschef for Økonomi, IT, Ejendomme og Borgerservice udpeges som bestyrelsesformand, da det vurderes hensigtsmæssigt at placere dette ansvar i hjemkommunen.
Daglig ledelse
Den daglige ledelse foreslås varetaget af en leder, der ansættes ved offentligt opslag. Lederen får ansvar for:
- Drift og implementering af bestyrelsens beslutninger.
- Personaleledelse og daglig administration.
- Strategisk udvikling af enheden inden for rammerne af bestyrelsens beslutninger.
Instruktionsbeføjelse
Kommunalbestyrelserne har mulighed for at udøve direkte indflydelse gennem deres instruktionsbeføjelse. Det betyder, at en kommunalbestyrelse kan pålægge sit udpegede bestyrelsesmedlem at stemme på en bestemt måde i konkrete sager. Instruktioner kan gives:
- Sagsbestemt: fra sag til sag med konkrete anvisninger.
- Strategisk: gennem overordnede strategier eller politikker, fx for udbud, indkøb eller kontraktstyring.
Det er dog en forudsætning, at sådanne instruktioner ikke fører til ulige behandling af de deltagende kommuner, medmindre dette er aftalt og afregnet særskilt.
Årsrapport og strategisk opfølgning
Det foreslås, at der udarbejdes en årsrapport, som fremlægges i de deltagende kommuner af den enkelte kommunes bestyrelsesmedlem i samarbejde med enhedens leder. Her præsenteres kommunerne for status på samarbejdet samt enhedens resultater og økonomi. Fremlæggelsen af årsrapporten vil fungere som et forum for dialog og evaluering af samarbejdet.
Forventet konsekvens: Jf. sagsfremstilling.
Organisering og kommunikation
Emnet har været behandlet i de deltagende kommuners MED-systemer på MED-Lokaludvalgsniveau og siden i MED-Hovedudvalgene.
Referat og høringssvar fra MED-Lokaludvalgsmødet i Økonomi, Løn og Personale i Vesthimmerlands Kommune den 9. april 2025 er vedlagt som bilag 3.1 og 3.2.
Referat af MED-Hovedudvalgets behandling i Vesthimmerlands Kommune den 26. maj 2025 er vedlagt som bilag 4.
Derudover har medarbejderne i de tre afdelinger været orienteret løbende gennem processen, og der har været afholdt flere fællesmøder på tværs af afdelingerne.
Lovgrundlag: Kommunestyrelsesloven.
Økonomi
Udgangspunktet i økonomiberegningerne har været en samling af de tre kommuners ressourcer til Indkøbs- og Udbudsfunktionen både personalemæssigt og økonomisk.
Budgettet beskrevet i “tabel 1: Budget 2026” består hovedsageligt af lønudgifter til de overflyttende medarbejdere samt konkrete udgifter tilknyttet afdelingen og afdelingens udførelse af den faglige opgave.
Tabel 1: Budget 2026:
| 1.000 kr. | Indkøb Himmerland |
| Personaleudgifter | 6.763 |
| Øvrige personaleudgifter | 70 |
| Konsulentudgifter og revision | 100 |
| Samlet budgetteret forbrug | 6.933 |
| Finansiering | 7.099 |
| Resultat (+=overskud) | 166 |
Der budgetteres i 2026 med et mindre overskud, hvilket skyldes en vakant stilling, som først forventes besat i løbet af 2026.
I budgettet er pt. ikke medregnet systemudgifter til f.eks. indkøbssystemet. Der forventes en samling af systemerne, hvorved systembudgetterne også overføres til Indkøb Himmerland.
Tabel 2: Finansiering:
| 1.000 kr. | Rebild Kommune | Vesthimmerlands Kommune | Mariagerfjord Kommune | I alt |
| Samlet finansiering | 2.329 | 1.958 | 2.812 | 7.099 |
| Andel af finansieringen | 32,8 % | 27,6 % | 39,6 % | 100,0 % |
Tabel 2 beskriver de deltagende kommuners finansiering af de fælles ydelser, som enheden leverer til alle tre kommuner. I det nedenstående beskrives de særskilt budgetterede ydelser, som leveres til Mariagerfjord Kommune.
De mindre forskelle i finansieringen er hovedsageligt et udtryk for lønforskelle på enkelte medarbejdere.
Over tid ønskes en fælles strategi på området af hensyn til effektiv opgavevaretagelse og således en harmonisering af serviceniveau og finansiering.
IT og Fremtidens Indkøb
Mariagerfjord Kommune har organiseret sig således, at en række opgaver omkring udbud af IT-systemer samt overblik og controlling af dem er placeret i indkøbs- og udbudsafdelingen.
Ydermere har Mariagerfjord Kommune fra 2025 igangsat en særlig indsats omkring aftaledækning og compliance kaldet “Fremtidens Indkøb”.
Begge indsatser leveres og afregnes alene med Mariagerfjord Kommune. Der er konkrete medarbejdere, som er ansat til at løse opgaverne med de to ydelser, hvilket sikrer, at det er muligt finansieringsmæssigt at holde det adskilt. Det vurderes fagligt fordelagtigt, at disse medarbejdere følger deres kollegaer over i Indkøb Himmerland.
Ejerandele
I et §60 selskab skal ejerandelene afspejle finansieringsandelene. Ejerandelene har alene betydning i tilfælde af opløsning eller genforhandling af samarbejdet. I dette tilfælde vil ejerandelene blive opgjort efter finansieringsdelene i senest vedtagne budget.
På grundydelsen er kommunerne som beskrevet relativt ens, men grundet den særlige indsatser omkring fremtidens indkøb og IT, forskydes ejerandelene – Se “tabel 3: Ejerandele”.
Tabel 3: Ejerandele
| 1.000 kr. | Rebild Kommune | Vesthimmerlands Kommune | Mariagerfjord Kommune | I alt |
| Samlet finansiering | 2.329 | 1.958 | 5.951 | 10.238 |
| Ejerandele | 22,7 % | 19,1 % | 58,1 % | 100 % |
Procesplan: Jf. sagsfremstilling.
Sagen afgøres i: Byrådet via Økonomiudvalget.
Indstilling
- at etablering af et tværkommunalt samarbejde om udbud og indkøb med Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune godkendes,
- at samarbejdets vedtægter godkendes,
- at de økonomiske rammer for samarbejdet godkendes, og
- at Økonomichefen i Vesthimmerlands Kommune udpeges til samarbejdets bestyrelse.
Beslutning fra Økonomiudvalget, den 19. november 2025, punkt 389:
Fraværende: Ingen
Administrationens indstilling anbefales godkendt.
Bilag
Bilag 1 – Vedtægter for Indkøb Himmerland
Bilag 2 – Rammer ved udbud og konkurrenceudsættelse
Bilag 3.1 – Referat fra MED-Lokaludvalget ØLP 090425
Bilag 3.2 – Hoeringssvar MED-Lokaludvalget for Økonomi Loen og Personale Tvaerkommunalt samarbejde udbud og indkoeb
Bilag 4 – Referat MED-hovedudvalget
