Vesthimmerland tager skridt mod fremtidens valg: Digitalisering og sammenlægning af afstemningssteder

Vesthimmerland tager skridt mod fremtidens valg: Digitalisering og sammenlægning af afstemningssteder

Når Økonomiudvalget i Vesthimmerlands Kommune holder møde den 20. november skal udvalget bl.a. behandle og tage beslutning om: Sammenlægning af afstemningssteder ved valg og folkeafstemninger og digitalisering af valghandlingen

Beslutning om hvorvidt antallet afstemningssteder ved valg og folkeafstemninger skal reduceres gennem sammenlægning, og tilgængeligheden af brevstemmeafgivningen skal øges. Ændringen skal mindske sårbarhed forårsaget af aktuelle og forventede udfordringer med at bemande de eksisterende afstemningssteder. Samtidig lægges der op til beslutning om at digitalisere samtlige afstemningssteder med virkning fra kommunalvalget den 18. november 2025, hvor der på landsplan implementeres nyt valgsystem.  

Baggrund
Kommunerne har det overordnede ansvar for forberedelse, afvikling og opgørelse af valg til Kommunalbestyrelsen/Byrådet, Regionsrådet, Folketinget og Europa-Parlamentet samt ved folkeafstemninger indenfor egen valgkreds. Ved alle typer af valg og afstemninger indebærer det, at enhver vælger skal have et fysisk afstemningssted stillet til rådighed på valgdagen indenfor et specificeret tidsrum, ligesom at enhver vælger skal have mulighed for at afgive en brevstemme indenfor en specificeret tidsperiode op til valget. 

På valgdagen stiller Vesthimmerlands Kommune aktuelt 14 afstemningssteder til rådighed for kommunens godt 26.700 stemmeberettigede vælgere, som er jævnt geografisk fordelt på kommunes 768 km2. Dertil kommer vælgerens mulighed for at afgive en brevstemme hos borgerservice i Aars og på udvalgte dage hos administrationsbygningerne i Aalestrup, Farsø og Løgstør. Borgerne har også mulighed for at brevstemme på plejecentre og i eget hjem ved forudgående ansøgning herom. 

Størrelsen på kommunens afstemningssteder varierer markant. Ved valget til Europa-Parlamentet den 9. juni 2024 var der 7.124 vælgere på det største afstemningssted, Aars, mens der på kommunens mindste afstemningssted i Vegger (Skivum-Giver) var 585 vælgere. Se bilag 1 for kort over afstemningsområderne samt statistik for antal vælgere og valgdeltagelse for hvert afstemningssted ved de senest to valg. 

Erfaringer fra de seneste valg har vist, at afviklingen af valg i Vesthimmerlands Kommune har været sårbar grundet udfordringer med at finde bemanding. Denne problemstilling forventes ikke at være af midlertidig karakter. Med en oplagt anledning til at digitalisere alle afstemningsstederne, når der i 2025 implementeres nyt valgsystem, bliver denne sårbarhed blot større, når det vedrør bemanding til at yde support. På den baggrund foreslås en sammenlægning af et antal afstemningssteder, som en måde at afhjælpe denne sårbarhed, ligesom der foreslås at øge vælgerens tilgængelighed til brevstemmeafgivning.

Bemandingsudfordringer ved tidligere og kommende valg
Det er fælles for lovgivning indenfor de nævnte valg, som kommunerne har det overordnede ansvar for, at hvert af valgkredsens afstemningssteder skal bemandes af mindst 5 og maksimalt 9 valgstyrere, hvoraf én er udpeget som valgstyrerformand. Det er valgstyrerne, som i fællesskab har det formelle ansvar for afvikling og opgørelse af valget på det enkelte afstemningssted. Derudover skal der udpeges et antal tilforordnede vælgere per afstemningssted, som skal bistå valgstyrerne med afvikling og opgørelse af valget.

Vesthimmerlands Kommunens 14 afstemningssteder bemandes i alt af mellem 140-150 personer afhængigt af typen af valg. Dertil kommer et antal tællere der møder ind efter valgets ophør, særligt på de store afstemningssteder og til fintællingen. På Byrådets møde den 28. april 2022 blev fordelingen af de 98 af pladserne godkendt, heraf 14 valgstyrerformænd, 70 valgstyrere og 14 tilforordnede vælgere. Fordelingen af de 98 pladser er foretaget mellem de partier og lister, der er indvalgt i Byrådet ved valget den 16. november 2021, og tager afsæt i den d’Hondske metode samt justering på baggrund af forhandling mellem Byrådets partier. Fordelingen fremgår af bilag 1. 

Som led i forberedelserne af det enkelte valg bemyndiger Byrådet typisk Borgmesteren til at forestå forberedelserne af valget, herunder at udpege det nødvendige antal tilforordnede vælgere og medhjælpere, som udgør den resterende bemanding på 40-50 personer. I praksis varetager Administrationen opgaven, og den resterende bemanding består fortrinsvist af borgere, som er nuværende eller tidligere ansatte ved kommunen, der udpeges som tilforordnede vælgere. Dertil kommer enkelte ansatte, som ikke er bosat i kommunen, der bistår ved afvikling af valget. Heriblandt er der ca. 28 valgsekretærer og vice-valgsekretærer, som varetager størstedelen af forberedelserne af afstemningsstederne forud for valgdagen, opgørelsen og indberetningen af valgresultatet, og som sammen med valgstyrerformanden sørger for, at valget afvikles efter forskrifterne. 

Ved de seneste valg har flere partier oplevet udfordringer med at finde valgstyrere og tilforordnede vælgere svarende til deres relative andel af den vedtagne fordeling. Ved hvert valg er det, med bistand fra andre partier og fra Administrationen, lykkedes at finde det fornødne antal inden valgdagen, men det har typisk været fundet blandt de personer, som hvert parti er bedt om at udpege som reserve. Når reservelisten udtømmes forud for valgdagen, giver det en sårbarhed ved afbud på valgdagen. Ved valget til Europa-Parlamentet var der eksempelvis blot tre personer på reservelisten i tilfælde af afbud på valgdagen – alle fra samme parti. Dertil kommer, at Administrationen også oplever udfordringer med at finde den resterende del af bemandingen, herunder valgsekretærerne.

Det er lovbestemt, at valgstyrerformænd, valgstyrere og tilforordnede honoreres med diæter for deres deltagelse i forbindelse med afvikling af valg. Byrådet har den 25. august 2022 vedtaget diætsatser på 725 kr. per dag for hverv under 4 timers varighed og 1.250 kr. per dag for hverv af mere end 4 timers varighed. Beløbet beskattes som B-indkomst. Diætsatsen blev dengang hævet med 60 procent fra standardsatsen, der i 2024-niveau er 450 kr. per dag for hverv af under 4 timers varighed og 900 kr. for over fire timer. Denne diætsats hæves automatisk med 5 kr. hvert år, hvilket er en automatik som Byrådet ikke har vedtaget for den valgte diætsats.

Af valglovningen fremgår det, at diæten maksimalt kan udgøre det femdobbelte af det gældende standarddiætsatsen per dag, svarende til højst 2.250 kr. pr. dag i 2024-niveau. Dertil har Vesthimmerlands Kommune siden 2015 haft lokalaftaler med HK og AC om valg. I den gældende lokalaftale tildeles ansatte ved Vesthimmerlands Kommune, som deltager ved valghandlingen én selvvalgt fridag i tillæg til diætsatsen.

Nyt valgsystem
Med virkning fra kommunalvalget den 18. november 2025 tages et nyt valgsystem, ”VALG”, i brug. Valgsystemet anvendes til opgørelse og indberetning af valgresultaterne ved valg til Kommunalbestyrelsen/Byrådet, Regionsrådet, Folketinget og Europa-Parlamentet samt ved folkeafstemninger. Systemet er leveret af Netcompany efter udbud på vegne af alle 98 kommuner via KOMBIT. Ved ibrugtagen af det nye valgsystem erstattes KMD Valg, som har været anvendt af kommunerne til afvikling af valg siden valget til Europa-Parlamentet i 1999. KMD, tidligere Kommunedata, har understøttet kommunernes opgørelse og indberetning af valg siden 1970’erne, og ibrugtagen af det nye system udgør således en del af monopolbruddet på IT-området.

Med det nye valgsystem er der lagt op til en digitalisering af arbejdsgangene ved afvikling og opgørelse af valgene. Med udbuddet er der taget udgangspunkt i, at alle afstemningssteder i landets kommuner er digitale. 

Siden 2011 har Vesthimmerlands Kommune haft fire digitale afstemningssteder i Aalestrup, Farsø, Aars og Løgstør, som samtidig er kommunens fire største afstemningssteder med i alt 65 procent af de stemmeberettigede vælgere. På disse afstemningssteder anvendes PC’er med digitale versioner af valglisten samt scannere. Ved valgbordet scannes vælgerens valgkort, hvorefter systemet automatisk finder vælgeren på valglisten og sætter kryds. Derpå kan stemmesedlen udleveres. 

På kommunens øvrige ti afstemningssteder, hvor 35 procent af kommunens stemmeberettigede vælgere er tilknyttet, anvendes en manuel arbejdsgang, hvor valglisterne udskrives, og arbejdsopgaven ved valgbordet består i at gennemgå den udskrevne liste for vælgerens navn, sætte kryds og derpå udlevere en stemmeseddel.

I forbindelse med kommunernes igangværende test og implementering af det nye valgsystem forud for kommunalvalget den 18. november 2025 har flere kommuner efterspurgt, at det fortsat skal være muligt at afvikle valg med ”manuelle” afstemningssteder, hvor valgbogen udskrives og udfyldes i hånden. Netcompany har imødekommet, at systemet kan understøtte dette, men alle manuelle afstemningssteder vil dog være pålagt, efter valgets afslutning, at indscanne samtlige indleverede valgkort som led i en forpligtelse om indberetning af data. 

Administrationen forventer, at der kan opnås en betragtelig effektivisering af den samlede proces for opgørelse og indberetning af valget, hvis alle Vesthimmerlands Kommunes afstemningssteder digitaliseres, herunder hurtigere offentliggørelse af det endelige valgresultat for valgkredsen. Samtidig mindsker der sårbarheden, hvis alle valgsekretærer er oplært i den samme arbejdsgang, og derfor muliggør en omrokering i tilfælde af sygdom eller lignende på valgdagen.

Ulempen forbundet med digitalisering af samtlige afstemningssteder er risikoen for nedbrud af valghandlingen, eksempelvis nedbrud af IT-udstyr. Denne udfordring er allerede til stede på kommunens fire digitale afstemningssteder, og der er af samme årsag en beredskabsplan i tilfælde af IT-nedbrud, som indebærer print af fysisk valgliste og overgang til manuelt valg. Derudover er der IT-medarbejdere til rådighed for fjern- og fysisk support med henblik på at få problemet løst og tilbagevenden til digitalt valg. 

Såfremt antallet af digitale afstemningssteder øges fra de nuværende 4 digitale afstemningssteder til samtlige 14 afstemningssteder, vil bemanding af denne support-funktion være sårbar, da bemandingen findes blandt IT-medarbejdere, som ligeliges står for drift af kommunens IT. 

Digitalisering af de resterende 10 afstemningssteder vil samtidig medføre en engangsudgift på 101.520 kr. Udgiften består af en pris på 8.460 kr. per afstemningssted for køb af IT-udstyr samt en udgift på 16.920 kr. til back-up-udstyr i tilfælde af nedbrud på enkelte steder. Levetiden på udstyret forventes at være 4-6 år.

Løsningsforslag for at minimere sårbarhed ved afvikling af valg
For at mindske den nuværende sårbarhed forbundet med bemanding af valg, og den øgede sårbarhed ved digitalisering af kommunens afstemningssteder, foreslår Administrationen, at antallet af afstemningssteder reduceres. På den baggrund er der opstillet tre scenarier med det formål at reducere i den bemanding det kræver at afvikle valg, samtidig med at det færrest mulige antal vælgere skal skifte afstemningssted. Scenarierne er visualiseret i bilag 2. Beregningen af tallene for hvert scenarie tager afsæt i valgretskriterierne for et folketingsvalg, som er den valgtype, der har den største valgdeltagelse.

I opstilling af scenarierne har der derfor været fokus på, hvilke afstemningssteder, der har den største bemanding per afgiven stemme ved de seneste valg, da valgdeltagelsen kan veksle med op til tocifret procentpoint afstemningsstederne imellem. Som det fremgår af fordelingen, der ses i bilag 1, er der stordriftsfordele forbundet med større afstemningssteder. På afstemningsstedet i Aars har antal afgivne stemmer per bemanding således ligget på mellem 204 og 314 vælgere per person ved de to seneste valg, mens afstemningsstedet i Vegger (Skivum-Giver) har ligget mellem 42,5 og 57,6 vælgere per person.

Overvejelser ved alle tre scenarier
Ved sammenlægning af afstemningssteder opstår risikoen for, at vælgere, som får længere til deres nye afstemningssted, ikke vælger at afgive deres stemme. En af Danmarks førende valgforskere, Kasper Møller Hansen fra KU, udtaler sig herom, at der ikke er den store evidens for en negativ påvirkning af valgdeltagelsen, hvis vælgere får fem eller ti kilometer længere til deres nye afstemningssted, når de i forvejen kører til afstemningsstedet. Den negative påvirkning kan opstå for vælgere, der har været vant at gå eller cykle til afstemningsstedet, og som derfor skal finde andre transportformer. I Vesthimmerlands Kommune vil det særligt påvirke borgere, der ikke har egen bil. I beregningen af gå- eller cykelafstand i scenarierne er 1,5 km. brugt som afgrænsning, men reelt set forventes flere indenfor denne afstand fortsat at vælge bilen som transportform, så tallene er højt sat. 

Flere kommuner har i forbindelse med de seneste valg lukket afstemningssteder, og ved valget til Europa-Parlamentet den 9. juni 2024 var antallet af afstemningssteder det laveste i Danmarkshistorien. Reduktionen er blandt andet sket i Skive Kommune, der reducerede antal afstemningssteder fra 20 til 8 ved valget til Europa-Parlamentet, og begrundede reduktionerne med bemandingsudfordringer. Skive Kommune oplevede ved valget et fald i valgdeltagelse på 14 % sammenlignet med valget til Europa-Parlamentet i 2019, hvilket var en generel tendens på landsplan, herunder i Vesthimmerlands Kommune, hvor valgdeltagelsen faldt med 13,8 %.

Erfaringerne fra Vesthimmerlands Kommune er også, at sammenlægning af afstemningssteder ikke umiddelbart har en negativ påvirkning af valgdeltagelsen. Da antallet af afstemningssteder i 2010 blev reduceret fra 23 til 14 skete der ved de efterfølgende valg en stigning i valgdeltagelsen, fx ved Folketingsvalget fra 83,9 % i 2007 til 85,11 % i 2011 og ved kommunalvalget fra 69,5 % i 2009 til 73,8 % i 2013. Ved Europa-Parlamentsvalget skete der dog et fald fra i 53,7 % i 2009 til 48,3 % i 2014. 

Det vurderes, at Landdistriktsrådet, Handicaprådet og Ældrerådet med fordel kan høres i Byrådets valgte scenarie for sammenlægning af afstemningssteder, inden der træffes endelig beslutning herom. 

Scenarie med 12 afstemningssteder
I scenariet med 12 afstemningssteder svarer inddelingen af afstemningsområderne til kommunens anvendte inddeling i landdistrikter og byer. Her lukkes tre afstemningssteder i hhv. Vester Hornum, Hvalpsund og Overlade, mens der åbnes et nyt i Simested. 

I scenariet vil et større antal borgere få et nyt afstemningssted, herunder særligt vælgere umiddelbart udenfor bygrænsen og i oplandsarealet til Aars, Farsø, Løgstør og Aalestrup. Antallet af vælgere, der får mere end 10 km. til nærmeste afstemningssted, øges fra 114 til 485, herunder 226 fra afstemningsområdet Hvalpsund. Antallet af vælgere med mere end 1,5 km. til nærmeste afstemningssted øges med 1.265 personer. Med reduktion af tre afstemningssteder og åbning af et nyt forventes det, at den politisk udpegede bemanding kan reduceres med 10 personer. Den økonomiske besparelse vil være 12.500 kr. i diæter og ca. 3.000 kr. i forplejning, mens reduktion af de tre afstemningssteder vil give en reduktion i udgifter til leje af lokaler på 16.300 kr. Der mangler indhentning af tilbud for leje af lokaler i Simested, som hvor Østhallen vil være oplagt.

Scenarie med 10 afstemningssteder
I scenariet med 10 afstemningssteder opnås reduktionen ved at indlemme fire afstemningsområder i et eller flere eksisterende afstemningsområder. På den måde reduceres antallet af vælgere, der får nyt afstemningssted mest muligt. De fire afstemningssteder, der foreslås reduceret, er dem med den højeste  bemanding per vælger jf. tabellerne i bilag 1. Ændringerne består i:

• at afstemningsstedet i Vester Hornum lukkes og 766 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Hornum.
• at afstemningsstedet i Vegger (Skivum-Giver) lukkes, og 576 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Aars.
• at afstemningsstedet i Overlade lukkes, og 675 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Ranum. 
• at afstemningsstedet i Strandby lukkes, og 587 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Farsø, mens 6 vælgere ved Trend flyttes til Ranum.  

I scenariet vil 2.596 borgere få et nyt afstemningssted svarende til knap 10 procent af de stemmeberettigede vælgere. Antallet af vælgere, der får mere end 10 km. til nærmeste afstemningssted, øges fra 114 til 610. Tallene omfatter 397 fra afstemningsområdet Skivum-Giver som nu skal køre til Aars, men hvoraf 20 personer i forvejen ville have over 10 km. til deres nuværende afstemningsstedet i Vegger. Derudover omfatter det 114 fra afstemningsområdet Strandby, som dog maksimalt får 12 km til deres nye afstemningssteder. Antallet af vælgere, der har mere end 1,5 km. til nærmeste afstemningssted, øges med 1.215 personer. Med reduktion af de fire afstemningssteder forventes det, at den politisk udpegede bemanding kan reduceres med 22 personer. Den økonomiske besparelse vil være 27.500 kr. i diæter, 19.500 kr. i udgifter til leje af lokaler og ca. 7.500 kr. i forplejning. 

Scenarie med 8 afstemningssteder
I scenariet med 8 afstemningssteder opnås reduktionen ved at indlemme seks afstemningsområder i et eller flere eksisterende afstemningsområder. De seks afstemningssteder, der foreslås lukket, er dem med den højeste bemanding per vælger jf. tabellerne i bilag 1. Ændringerne består i:

• at afstemningsstedet i Bakkeskolehallen (Salling) lukkes, og 882 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Løgstør, mens 22 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Hornum og 16 flyttes til afstemningsstedet i Ranum.
• at afstemningsstedet i Vestrup (Gislum-Vognsild) lukkes, og 178 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Aars,  285 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Aalestrup og flyttes til afstemningsstedet i Farsø.
• at afstemningsstedet i Vester Hornum lukkes og 766 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Hornum.
  at afstemningsstedet i Vegger (Skivum-Giver) lukkes, og 576 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Aars.
  at afstemningsstedet i Overlade lukkes, og 675 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Ranum. 
  at afstemningsstedet i Strandby lukkes, og 587 vælgere flyttes til afstemningsstedet i Farsø, mens 6 vælgere ved Trend flyttes til Ranum.    

I scenariet vil 4.285 borgere få et nyt afstemningssted svarende til knap 16 procent af de stemmeberettigede vælgere. Antallet af vælgere, der får mere end 10 km. til nærmeste afstemningssted, øges fra 114 til 666. Tallene omfatter blandt andet 397 fra afstemningsområdet Skivum-Giver som nu skal køre til Aars, men hvoraf 20 personer i forvejen ville have over 10 km. til deres nuværende afstemningsstedet i Vegger. Derudover omfatter det 114 fra afstemningsområdet Strandby, som dog maksimalt får 12 km til deres nye afstemningssteder. Antallet af vælgere, der har mere end 1,5 km. til nærmeste afstemningssted, øges med 1.468 personer. Med reduktion af seks afstemningssteder forventes det, at den politisk udpegede bemanding kan reduceres med 33 personer. Den økonomiske besparelse vil være 41.250 kr. i diæter, 22.500 kr. i udgifter til leje af lokaler og ca. 10.000 kr. i forplejning.

Administrationen anbefaler, at dette scenarie vælges. 

Øvrige tiltag for at fremme valgdeltagelse og rekruttering af bemanding
For at kompensere for den reducerede tilgængelighed ved sammenlægning af afstemningssteder foreslås det, at Vesthimmerlands Kommune, som pilotprojekt, giver mulighed for at brevstemme på bibliotekerne i Aars, Løgstør, Aalestrup og Farsø ved kommunalvalget den 18. november 2025. Vælgere vil således have mulighed for at brevstemme i bibliotekernes bemandede åbningstid. Såfremt dette pilotprojekt igangsættes, vil borgerservice i Aars alene give mulighed for at brevstemme i åbningstiderne. Dertil kommer muligheden for at brevstemme i eget hjem, som vil være et relevant tilbud for ældre uden bil, som tidligere har kunne gå til afstemningssteder der lukkes.

Samtidig foreslår Administrationen, at diætsatserne øges for de 14 valgstyrerformænd og ca. 28 valgsekretærer, fra de nuværende 1.250 kr. per dag for hverv af mere end 4 timers varighed, til 2.000 kr. Forøgelsen begrundes med, at de to grupper varetager har et særligt ansvar i forbindelse med forberedelse, afvikling og opgørelse af valget, som adskiller fra de øvrige deltager af afvikling af valget. Som de eneste fra hvert valgsted deltager valgstyrerformændene og valgsekretærerne også ved den efterfølgende fintællingen i Messecenter Vesthimmerland. Merudgiften for de højere diætsatser vil være 31.500 kr. per valg.

Forventet konsekvens
De forventede konsekvenser er beskrevet under afsnittet “Baggrund”.

Organisering og kommunikation
Ved sammenlægning af afstemningssteder vil der være stort fokus på formidling til dem, der får nyt afstemningssted, herunder brev i e-Boks samt kommunikation i lokalaviser og sociale medier op til næstkommende valg. Tilsvarende vil beslutning om at der kan brevstemmes på kommunens biblioteker og bliver formidlet i i lokalaviser og sociale medier op til valget. Afslutningsvist vil muligheden for at brevstemme i eget hjem også blive formidlet til relevante grupper, herunder hvorledes vælgere kan søge herom. 

Lovgrundlag
Lov om kommunernes styrelse.
Lov om kommunale og regionale valg.
Lov om valg til Folketinget.
Lov om valg til Europa-Parlamentet.

Økonomi
Den samlede besparelse ved sammenlægning af afstemningssteder er beskrevet under afsnittet “Baggrund”. Såfremt der træffes beslutning om digitalisering af samtlige afstemningssteder, om sammenlægning af afstemningssteder og/eller om højere diætsatser, vil bevillingen hertil blive behandlet i et separat punkt om det samlede budget for valg i 2025, herunder også udgiften til afvikling af Ældrerådsvalg som fremmødevalg jævnfør Byrådets beslutning på mødet den 14. marts 2024.

Procesplan
Ved beslutning om sammenlægning af afstemningsstederne sættes der et punkt på Byrådets næstkommende mødre for at vedtage en ny fordeling af de politisk udpegede valgstyrere og tilforordnede vælgere.

Sagen afgøres i Byrådet via Økonomiudvalget.

Indstilling

• at alle kommunens afstemningssteder gøres digitale med virkning fra kommunalvalget den 18. november 2025,
• at vælgere får mulighed for at brevstemme på kommunens biblioteker som en forsøgsordning ved kommunalvalget den 18. november 2025,
• at diætsatsen for valgstyrerformænd, valgsekretærer og vicevalgsekretærer hæves til 2.000 kr. for over 4 timer,
• at samtlige diætsatser årligt fremskrives med hhv. 5 kr. for under 4 timer og 10 kr. for over 4 timer, og
• at der scenariet med 8 afstemningssteder vælges og derpå sendes i høring i Landdistriktsrådet, Handicaprådet og Ældrerådet, inden endelig beslutning.

Bilag
Bilag 1 – Nuværende afstemningssteder, valgdeltagelse, bemanding og fordeling
Bilag 2 – Scenarier for reduktion af afstemningssteder