Rebild Kommune behandler samarbejde om fælles udbud og indkøb med nabo-kommuner
Økonomiudvalget skal på møde den 18. juni tage stilling til en beslutningssag: Tværkommunalt samarbejde om udbud og indkøb
Rebild Kommune, Vesthimmerlands Kommune og Mariagerfjord Kommune har på foranledning fra kommunernes respektive økonomiudvalg arbejdet på en sammenlægning af de tre kommuners indkøbs- og udbudsfunktioner. Byrådet bedes under dette punkt tage stilling til de grundlæggende rammer for konstruktionen.
Indstilling: Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler at
- forvaltningen gives mandat til at arbejde henimod en beslutningssag omkring det tværkommunale samarbejde om udbud og indkøb.
- afsættet for beslutningssagen er, at samarbejdet etableres som et §60a-selskab, herunder,
- at der tages udgangspunkt i de beskrevne styrings- og ledelsesmæssige konstruktioner for samarbejdet.
- at de fremlagte opgaver som beskrevet i nærværende sagsfremstilling overdrages til det nye selskab.
- at udkast til vedtægter, forretningsorden og samarbejdsaftaler forelægges til senere godkendelse..
- der arbejdes videre med enhedens budget – på kort og lang sigt.
- indstillingen om den fysiske placering tager det udgangspunkt, at den kommune, der får den fysiske placering, stiller lokaler, inventar m.v. til rådighed.
- processen for virksomhedsoverdragelse fortsætter med inddragelse af organisationer, Med-udvalg m.v.
- endeligt beslutningsoplæg til de deltagende kommuner forventes udarbejdet i andet halvår af 2025.
Sagsfremstilling
Emnet har været behandlet i de deltagende kommuners MED-systemer i først de lokale MED-udvalg og siden Hoved MED. Input fra MED systemet i Rebild Kommune er vedlagt som`Bilag 1: Behandling i Hovedudvalget´ og `Bilag 2: Bilag fra Hovedudvalgets behandling 15. maj 2025`. Derudover har medarbejderne i de tre afdelinger været orienteret løbende gennem processen, og der har været afholdt fælles møder på tværs af afdelingerne.
Økonomiudvalgene i Rebild Kommune, Vesthimmerlands Kommune og Mariagerfjord Kommune behandlede primo 2024 emnet Tværkommunale samarbejder om opgaveløsning. Udvalgene godkendte her, at der skulle undersøges muligheder for samarbejde med andre kommuner med henblik på at identificere opgaver og områder, der potentielt kunne løses mere effektivt gennem fælleskommunale løsninger eller tættere samarbejde. Hertil godkendte økonomiudvalgene forslag til rammer for indgåelse af tværkommunale samarbejder.
Oven på Økonomiudvalgenes beslutninger har forvaltningerne i de tre kommuner drøftet mulige samarbejder på området for udbud og indkøb.
I dag løser de tre kommuner udbuds- og indkøbsopgaver hver for sig, hvilket resulterer i parallelle processer og forskellig praksis. Ved at samle opgaverne i en fælles enhed kan der skabes et stærkere fagligt miljø, hvor specialiseret viden og kompetencer inden for udbud og indkøb samles og udvikles i fællesskab. Et sådant miljø vil samtidig være attraktivt i forhold til rekruttering og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere, der ønsker at indgå i et udviklingsorienteret fællesskab. Enheden vil desuden fremme erfaringsudveksling og videndeling mellem de deltagende kommuner, hvilket styrker fagligheden og skaber et mere robust og fremtidssikret fundament for opgaveløsningen. Samtidig vil en fælles organisering sikre ensartede processer og metoder, hvilket øger kvaliteten i både udbudsarbejde og kontraktstyring.
Denne struktur understøtter desuden et tættere samarbejde på tværs af kommunerne, hvilket skaber grobund for innovation og udvikling af nye løsninger, som kan tilpasses både lokale behov og fælles strategiske mål.
Økonomiudvalget blev 21. maj 2025 orienteret om status på arbejdet. Der indstilles under denne sag til beslutning om de grundlæggende rammer for samarbejdet, herunder den juridiske konstruktion af samarbejdet, overdragelse af opgaver samt styring og ledelse af den nye enhed.
Valg af samarbejdsmodel
Der findes flere tværkommunale samarbejdsformer med varierende grad af formalisering og styring. I denne sammenhæng vurderes et § 60-fællesskab at være den mest optimale model, da det kombinerer fleksibilitet, politisk kontrol og juridisk robusthed.
Et § 60-fællesskab er en selvstændig offentlig enhed, etableret i fællesskab af to eller flere kommuner med hjemmel i kommunestyrelseslovens § 60. Konstruktionen er karakteriseret ved følgende:
- Selvstændig enhed: Selskabet har eget juridisk mandat og kan indgå aftaler, forpligte sig økonomisk og træffe beslutninger inden for det definerede kompetenceområde.
- Politisk udpeget bestyrelse: Bestyrelsen består af repræsentanter fra de deltagende kommuner, udpeget af de respektive kommunalbestyrelser. Dette sikrer politisk forankring og lokal indflydelse.
- Fælles styring og klar opgavefordeling: Modellen skaber rammer for en præcis fordeling af ansvar og kompetencer, hvilket mindsker risikoen for tvivl om opgavedelingen.
- Instruktionsbeføjelse: Kommunalbestyrelserne kan pålægge deres repræsentanter i bestyrelsen at stemme på en bestemt måde i konkrete sager, hvilket fastholder lokalpolitisk kontrol.
- Økonomisk transparens: Selskabets budgetter og regnskaber godkendes af de deltagende kommuner, hvilket sikrer gennemsigtighed og økonomisk ansvarlighed.
Det konkrete samarbejde er omfattet af undtagelserne i § 60a og kræver derfor ikke forudgående godkendelse af Ankestyrelsen. Den mest anvendte selskabsform for § 60-fællesskaber er et interessentskab. I denne form hæfter ejerkommunerne direkte og solidarisk for interessentskabets forpligtelser, og bestyrelsen skal varetage ejerkommunernes interesser.
Med denne konstruktion etableres et forpligtende samarbejde, der sikrer effektiv ressourceudnyttelse og fælles driftsfordele, samtidig med at den lokale politiske indflydelse bevares.
Der er vedlagt et notat `bilag 3: Tværkommunalt samarbejde om Udbud og Indkøb – Samarbejdsformer´ , der beskriver de forskellige typer af tværkommunale samarbejdsformer.
Overdragelse af opgaver og medarbejdere
Det foreslås, at de deltagende kommuner overdrager ansvaret for udbud, konkurrenceudsættelse samt kontrakt- og forbrugsstyring for vare- og tjenesteydelser til den fælles enhed. Den fælles enhed tildeles dermed kompetence til at:
- Gennemføre udbud og tildelinger af kontrakter på vegne af kommunerne.
- Indgå aftaler inden for de rammer, som kommunerne fastlægger.
Medarbejderoverdragelse
De medarbejdere, der aktuelt varetager de opgaver, som overdrages til den nye enhed, foreslås overdraget i henhold til Virksomhedsoverdragelsesloven. Dette sikrer, at de ansatte beholder deres rettigheder og vilkår i forbindelse med overgangen.
Opgaveportefølje og kernefunktioner
Selskabet skal varetage den samlede opgaveportefølje inden for udbud, kontraktstyring og understøttende drifts- og supportfunktioner. Dette omfatter:
- Udarbejdelse af en fælles udbudsplan og implementering af udbudsaftaler.
- Vedligeholdelse og opfølgning på indgåede aftaler.
- Drift og support af indkøbssystemer samt løbende vejledning til medarbejdere i de deltagende kommuner.
- Understøttelse af lokale særlige initiativer i relation til udbud og indkøb.
Selskabet vil ikke varetage opgaver vedrørende sociale kontrakter, IT-kontrakter og kontrakter på det tekniske område.
Kommunale krav og politikker
Selskabet skal sikre, at kommunernes specifikke krav og politikker – herunder miljøhensyn, sociale klausuler og IT-standarder – bliver indarbejdet i udbuds- og implementeringsprocesserne.
Fleksibilitet og udvikling
Opgaveporteføljen kan løbende justeres i takt med kommunernes behov og strategiske prioriteringer, hvilket sikrer fleksibilitet og mulighed for at tilpasse samarbejdet over tid.
Styring og daglig ledelse
For at sikre en tydelig styringsstruktur foreslås det, at der udpeges ét administrativt bestyrelsesmedlem fra hver kommune på samme ledelsesniveau. Denne struktur skaber en ensartet repræsentation og sikrer, at hver kommune har direkte indflydelse på beslutninger i bestyrelsen.
Generalforsamling og strategisk opfølgning
Der foreslås desuden afholdt en årlig generalforsamling, hvor de deltagende kommunalbestyrelser præsenteres for status på samarbejdet samt enhedens resultater og økonomi. Generalforsamlingen vil fungere som et centralt forum for dialog og evaluering af samarbejdet.
Daglig ledelse
Den daglige ledelse varetages af en centerleder, der ansættes ved offentligt opslag. Centerlederen får ansvar for:
- Drift og implementering af bestyrelsens beslutninger.
- Personaleledelse og daglig administration.
- Strategisk udvikling af enheden inden for rammerne af bestyrelsens beslutninger.
Instruktionsbeføjelse
Kommunalbestyrelserne har mulighed for at udøve direkte indflydelse gennem deres instruktionsbeføjelse. Dette betyder, at en kommunalbestyrelse kan pålægge sit udpegede bestyrelsesmedlem at stemme på en bestemt måde i konkrete sager. Instruktioner kan gives:
- Sagsbestemt: Fra sag til sag med konkrete anvisninger.
- Strategisk: Gennem overordnede strategier eller politikker, fx for udbud, indkøb eller kontraktstyring.
Det er dog en forudsætning, at sådanne instruktioner ikke fører til ulige behandling af de deltagende kommuner, medmindre dette er aftalt og afregnet særskilt.
Lokal dialog og ansvar
Bestyrelsesmedlemmerne kan løbende drøfte konkrete emner med den kommune, de repræsenterer, herunder kommunalbestyrelsen og relevante politiske udvalg – dog under hensyntagen til tavshedspligt, særligt i personalesager.
Samspil mellem bestyrelse og afdelingsleder
Bestyrelsen har det overordnede strategiske ansvar for enhedens udvikling, herunder prioritering af opgaver og ressourcer. Afdelingslederen har ansvaret for implementeringen af bestyrelsens beslutninger samt den daglige drift og personaleledelse. Sammen sikrer bestyrelsen og afdelingslederen en balanceret ledelse, der understøtter både fælles løsninger og lokal politisk indflydelse.
Bilag
Bilag 1_Behandling i Hovedudvalget
Bilag 2_Bilag fra Hovedudvalgets behandling 15. maj 2025
Bilag 3_Tværkommunalt samarbejde om Udbud og Indkøb – Samarbejde
