Bygherreudvalg og udbudsstrategi vedrørende tilbygning til Børnehave i Mariager
I forbindelse med eventuel tilbygning til Børnehuset Regnbuen i Mariager skal der træffes beslutning om nedsættelse af bygherreudvalg, samt fastlæggelse af udbudsstrategi for projektet og eventuel uddelegering af kompetence til at beslutte indbudte rådgivere til Ejendomme.
Udvalget for Børn og Familie i Mariagerfjord Kommune behandler punktet på møde den 4. marts 2025.
Indstilling: Direktøren for Børn, Uddannelse og Arbejdsmarked indstiller, med forbehold for at der besluttes tilbygning af Børnehaven Regnbuen, til Udvalget for Børn og Familie:
1. At det drøftes, om der ønskes nedsat bygherreudvalg.
2. At der, hvis bygherreudvalg ønskes nedsat, udpeges to medlemmer fra Udvalget hertil.
3. At udbudsstrategi godkendes som beskrevet i sagsfremstillingen
4. At Ejendomme, hvis der ønskes nedsat bygherreudvalg, får kompetencen til at udvælge rådgivere til at afgive tilbud
Sagsfremstilling
Økonomiudvalget behandler en sag om prioritering af anlægsmidler for eksempel til en tilbygning til Børnehuset Regnbuen i Mariager på møde 19. marts 2025. Byrådet træffer endelig beslutning herom 27. marts 2025.
Da en tilbygning skal stå klar så hurtigt som muligt fremsættes denne sag om beslutninger vedrørende processer i projektet, inden der er truffet endelig beslutning om igangsætning. Beslutningerne i denne sag får derfor kun virkning, hvis Byrådet beslutter at prioritere anlægsmidler til projektet.
Beslutning om nedsættelse af bygherreudvalg
Anlægssummen til en eventuel tilbygning forventes at overstige 2 mio. kr. Derfor skal Udvalget for Børn og Familie træffe beslutning, om der ønskes nedsat bygherreudvalg. Hvis dette ønskes, skal der udpeges to medlemmer af udvalget som repræsentanter i bygherreudvalget. Den ene repræsentant skal ifølge retningslinjerne være formanden for Udvalget for Børn og Familie.
Hvis der ikke ønskes nedsat bygherreudvalg vil den overordnede projektstyring ske via styregruppe.
Uanset om der vælges en organisering med bygherreudvalg eller styregruppe foreslår Administrationen, at der nedsættes en projektgruppe bestående af:
- Områdeleder
- Pædagogisk leder Regnbuen
- Arbejdsmiljørepræsentant Regnbuen
- Bygherrerådgiver fra Ejendomme
- Den valgte rådgiver
- Ad hoc deltagere efter behov
Projektgruppen skal varetage den kommende proces med fastlæggelse af detaljer i projektet og udarbejde endeligt projektforslag sammen med totalrådgiver. Forslaget skal godkendes enten i bygherreudvalg eller styregruppe afhængig af den valgte organisering.
Administrationen har udarbejdet forslag til projektorganisering enten med bygherreudvalg eller styregruppe.
Organisering
Med bygherreudvalg og projektgruppe
Hvis udvalget ønsker nedsat et bygherreudvalg foreslår administrationen, at det med baggrund i retningslinjerne herfor, sammensættes således
- Formand for Udvalget for Børn og Familie
- Medlem af Udvalget for Børn og familie
- Chef for Dagtilbud og Skole
- Leder af Ejendomme
- Områdeleder
- Pædagogisk Leder Regnbuen
- Arbejdsmiljørepræsentant Regnbuen
- Bygherrerådgiver fra Ejendomme (Koordinerende sekretariat for projektet)
- Rådgiver er associeret medlem af bygherreudvalget
De vedtagne principper for fastlæggelse af medlemmerne af bygherreudvalg fremgår af vedlagte bilag.
Hvis der nedsættes et bygherreudvalg vil opgaverne for udvalget være:
- Beslutning om, hvor mange og hvilke rådgivere, der indbydes til at afgive tilbud på opgaven og hvilken rådgiver, der skal tildeles opgaven
- Godkendelse af det færdige projektforslag
- Hvor mange og hvilke entreprenører, der skal indbydes, og hvem der skal tildeles opgaven
- Udvalget skal drøfte eventuelle afvigelser i projektet, som ligger ud over de overordnede fastlagte rammer og vilkår. På baggrund af drøftelsen udarbejder administrationen beslutningsgrundlag til Udvalget for Børn og Familie, som enten beslutter eller indstiller til Byrådet. I tilfælde af, at dette bliver aktuelt suppleres bygherreudvalget ved behandling af et sådant punkt med Direktør for Børn, Uddannelse og Arbejdsmarked.
- Information om status på projektet til Udvalget for Børn og Familie.
Med styregruppe og projektgruppe
Hvis Udvalget for Børn og Familie ikke ønsker et bygherreudvalg for projektet, nedsættes en styregruppe til at bistå projektgruppen bestående af:
- Chef for Dagtilbud og Skole
- Leder af Ejendomme
- Områdeleder
- Bygherrerådgiver fra Ejendomme
- Totalrådgiver er associeret medlem
Styregruppens opgave vil være de samme som bygherreudvalgets. Forskellen er, at der ikke er politisk deltagelse i styregruppen.
Udvalget for Børn og Familie vil i begge tilfælde have beslutnings- eller indstillingskompetencen ved afvigelser ud over de overordnede fastlagte rammer og vilkår.
Beslutning om udbudsstrategi og uddelegering af kompetence til udpegning af indbudte rådgivere
Disse beslutninger er kun aktuelle, hvis der ønskes nedsat bygherreudvalg.
Ifølge retningslinjerne er det bygherreudvalget, der bl.a. beslutter udbudsstrategi, samt hvilke rådgivere og entreprenører, der indbydes til at afgive tilbud på opgaven. I denne sag, hvor tid er en afgørende faktor i forhold til ibrugtagning af tilbygningen, foreslår administrationen, at Udvalget for Børn og Familie allerede nu beslutter udbudsstrategien, og at Ejendomme får kompetence til at udpege de rådgivere, som indbydes til at give tilbud på opgaven. Der vil kunne spares 4-6 uger i tidsplanen ved denne fremgangsmåde afhængigt af, hvor hurtigt et møde i bygherreudvalget ville kunne planlægges til afholdelse. Med denne fremgangsmåde forventes tilbygningen at være klar til ibrugtagning primo/medio maj 2026.
Forslag til udbudsstrategi
Administrationen foreslår:
- at projektet udbydes som totalrådgiveropgave, hvor der indbydes 3-4 rådgivningsfirmaer til at afgive pris. En totalrådgiver gennemfører brugerproces, tegner, projekterer, udbyder og står for byggeledelse under udførelsen. Dvs. de er med fra start til slut.
- at det rådgivningsfirma, der afgiver billigste pris, vinder opgaven. Det forudsættes her, at der indbydes rådgivningsfirmaer, som er kendte af Ejendomme, og som erfaringsmæssigt kan løfte opgaven. Det vil derfor ikke være nødvendigt at anvende kvalitetsparametre for at vurdere, hvem der vinder opgaven. Det vil spare tid og ressourcer i forhold til udbudsprocessen
- at selve udførelsen udbydes i en hovedentreprise, hvor 4-5 hovedentreprenører indbydes
- at den hovedentreprenør, som afgiver billigste pris, vinder opgaven. Også her forudsættes det, at entreprenøren erfaringsmæssigt kan løfte opgaven.
Med den foreslåede udbudsstrategi forventes projektet at kunne gennemføres på kortest mulig tid, samtidigt med, at brugerne har mulighed for at få stor indflydelse på projektet. Strategien er for så vidt angår udbud af rådgiverydelsen indenfor rammerne af indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken regulerer ikke entreprenørydelser. Strategien herfor følger retningslinjerne i Tilbudsloven. Udbudsstrategien adskiller sig ikke fra sædvanlig fremgangsmåde i tilsvarende projekter.
Hvis der ønskes nedsat bygherreudvalg og hvis den foreslåede udbudsstrategi godkendes, samt uddelegering af kompetence, vil opgaverne for bygherreudvalget i dette projekt være godkendelse af det endelige projektforslag og udpegning af de entreprenører, som skal indbydes til at afgive tilbud. Derudover vil der alene være behov for drøftelser i bygherreudvalget, hvis der sker uforudsete ændringer i de overordnede rammer for projektet omkring tid, kvalitet og økonomi.
Økonomi
Der forventes en samlet projektøkonomi på 7,35 mio. kr. for tilbygning til Børnehuset Regnbuen på 250 m2.
Bilag: Styring af bygge- og anlægsprojekter – retningslinier
