Kommer Byrådet i Vesthimmerland til at sige ja til Pop-up Borgerservice?
Godkendelse af forslag til pop-up Borgerservice. Administrationen har udarbejdet forslag til pop-up borgerservice i Vesthimmerlands Kommune. Sagen fremsendes til godkendelse til byrådsmødet den 13. februar 2025.
Baggrund
I forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2025 blev det besluttet at erstatte pas-/kørekortfunktionen i Løgstør med en pop-up borgerservicefunktion, som i højere grad kan understøtte borgere på tværs af kommunen.
Modeller for Pop-up Borgerservicefunktionen er efterfølgende drøftet med Ældrerådet på mødet den 21. november 2024, som anbefaler følgende:
- At pop-up borgerservice har fokus på at forbedre tilgængeligheden til borgerserviceydelser for ældre borgere og andre med særlige behov.
- At pop-up borgerservice etableres geografisk bredt i kommunen for at sikre adgang for borgere i forskellige lokalområder.
- At pop-up borgerservice placeres fysisk på steder, hvor borgere har mulighed for at bevare anonymitet i forbindelse med deres henvendelser.
- At Pop-up borgerservice har faste åbningstider på ugebasis for at skabe kontinuitet og mulighed for planlægning blandt borgerne.
Leder af Borgerservice deltager under udvalgets behandling af punktet.
Forventet konsekvens
Med pejlemærker for fremtidens borgerservice satte KL’s Beskæftigelses- og Borgerserviceudvalg i 2023 retningen for den overordnede udvikling af landets borgerservicecentre. For at understøtte denne retning foreslår Administrationen, at pop-up borgerservice målrettes de borgere, der har udfordringer med at begå sig i det digitale offentlige Danmark. Dermed understøttes KL’s målsætninger om at Borgerservice skal være det menneskelige ansigt i den offentlige sektor, og at Borgerservice skal understøtte borgernes selvstændighed i det offentlige Danmark.
På baggrund af KL og Ældrerådets anbefalinger foreslår Administrationen derfor, at pop-up borgerservice får til primær opgave at:
- Hjælpe borgere med at navigere i det offentlige Danmark, når de står i en konkret livssituation, fx når de skal flytte, har mistet en ægtefælle eller lignende.
- Understøtte borgere i at bruge de offentlige selvbetjeningsløsninger.
- Hjælpe borgere, der har valgt at være fritaget for digital selvbetjening.
- Hjælpe konkret indenfor en række sagsområder, der ligger i Borgerservice, herunder MitID, digital post, læse/skrive-adgang til pårørende, fritagelse for digital selvbetjening, digital fuldmagt, flytninger, lægeskift, hjælp til ansøgning om folkepension, hjælp til ansøgning om boligstøtte, hjælp og vejledning vedr. beboerindskudslån, hjælp og vejledning vedr. personlige tillæg, hjælp og vejledning med helbredstillæg, hjælp og vejledning med udvidet helbredstillæg mv.
Denne foreslåede løsning vil gøre det muligt at skabe nogle nye rammer for borgerservice, som vil imødekomme nogle af de problemstillinger, som særligt ældre mennesker forbinder med det traditionelle borgerservice. Herunder give mulighed for henvendelse uden tidsbestilling, som for nogle digitalt udfordrede borgere kan være en forhindring.
Samtidig vil løsningen give mulighed for en mere rolig og personlig atmosfære omkring hjælpen, hvor der også er rum til de svære spørgsmål. Spørgsmål, som nogle borgerne føler sig udfordret af at stille i det nuværende Borgerservice i Aars, idet det åbne ekspeditionsområde udfordrer nogle borgeres grænser ved deling af personlige og følsomme oplysninger.
Dette vil også betyde, at bl.a. pas-/kørekortfunktionen ikke er en del af pop-up borgerservice. Dels fordi det er erfaringen i Borgerservice, at borgere med behov for et pas eller kørekort er forholdsvist mobile, dels fordi der er en række tekniske udgifter forbundet med etablering og drift af en sådan funktion for bl.a. at overholde de lovmæssige krav på området. Såfremt pas-/kørekortfunktionen bliver en del af løsningen, vil det samtidig fjerne agiliteten fra pop-up løsningen, og det vil ikke være praktisk muligt at tilbyde uden tidsbestilling.
Lokationer
På baggrund af besøg i lokalområderne og diverse anbefalingerne fra Ældrerådet anbefaler Administrationen at pop-up borgerservice placeres på administrationsbygningerne i Aalestrup, Farsø og Løgstør.
Dette fordi det er forholdsvist centrale steder, hvor det er muligt at være forholdsvist anonym, og hvor flere borgere i målgruppen ofte kommer.
Tidsrum
Administrationen ser mulighed for at omprioritere timerne fra pas-/kørekortekspeditionen på 3 måder. På baggrund af anbefalingerne fra Ældrerådet og Borgerservices egne erfaringer anbefaler Administrationen forslag 1.
- Forslag 1: To medarbejdere én gang om ugen i 1,5 time i henholdsvis Aalestrup, Farsø og Løgstør.
- Forslag 2: To medarbejdere én gang hver anden uge i 2 timer i henholdsvis Aalestrup, Farsø og Løgstør.
- Forslag 3: To medarbejdere én gang hver måned fra 10-14 i henholdsvis Aalestrup, Farsø og Løgstør.
Det gælder for alle tre forslag, at der vil være lukket i uge 29, 30 og 31. Dette for at sikre mulighed for sommerferieafvikling i Borgerservice.
Organisering og kommunikation Ingen bemærkninger.
Lovgrundlag Ingen relevant lovgivning.
Økonomi
Nuværende udgifter til Borgerservice i Løgstør udgør 2 x 4 timer pr. uge plus transportudgifter svarende til 225.000 kr. pr. år. Disse midler anvendes i stedet til iværksættelse af pop-up borgerservicefunktionen, hvilket betyder, at indsatsen bliver udgiftsneutral i forhold til gældende indsats.
Procesplan
For at sikre det rette udbytte af pop-up borgerservicefunktionen vil løsningen blive evalueret efter et år. Evalueringen vil blive forelagt Beskæftigelsesudvalget. Der vil samtidig løbende blive evalueret på, om det er de rette lokationer, der er valgt, herunder eventuelle foretaget prøvehandlinger for at afprøve andre lokationer.
Sagen afgøres i Byrådet via Beskæftigelsesudvalget.
Indstilling at forslag 1 godkendes som beskrevet.
Beslutning fra Beskæftigelsesudvalget, den 28. januar 2025, punkt 15:
Fraværende: Jakob Dyrman
Jimmy Støttrup ønsker et ændringsforslag, hvor man holder åbent i Farsø, Aalestrup og Løgstør i en dag om ugen med en åbningstid på 4 timer. Finansieringen tages af den øvrige Borgerservice.
For forslaget stemmer Jimmy Støttrup, Lars Rem, Rasmus Vetter og Leif Larsen. Forslaget er vedtaget.
Imod stemte Svend Jørgensen og Niels Krebs Hansen.
Ændringsforslag anbefales godkendt i Byrådet.
Supplerende sagsfremstilling
Borgmester Per Bach Laursen har bedt forvaltningen om en kort konsekvensbeskrivelse af flertalsbeslutningen fra Beskæftigelsesudvalgets møde den 28. januar 2025.
Da der i referatet fra mødet ikke er angivet, hvor mange medarbejdere, der skal betjene pop-up borgerservice i den løsning, som et flertal i Beskæftigelsesudvalget har besluttet, er der nedenfor beskrevet to muligheder.
Konsekvens ved 1 medarbejder 4 timer pr uge i hhv. Aalestrup, Farsø og Løgstør:
- Løsningen vil betyde et øget ressourceforbrug i Borgerservice på op til 6 timer ugentligt. De 6 timer er forskellen mellem de 8 timer, der blev brugt i pas/kørekort funktionen i Løgstør inkl. transporttid, og de 14 timer der kan blive brugt på Beskæftigelsesudvalgets forslag inkl. transporttid. De 6 timer vil blive reduceret fra bemandingen af skrankerne til borgerbetjening i Borgerservice i Aars og vil derfor betyde færre ekspeditionstider tilgængelig for borgerne i Borgerservice i Aars. Dette kan give øget ventetid i Borgerservice i Aars – særligt i forbindelse med spidsbelastninger på pas og kørekort, da dette nu bliver det eneste sted i kommunen, hvor der udstedes pas og kørekort. Dette forventes særligt at kunne mærkes i de perioder om året, hvor der er stor efterspørgsel efter pas fx i forbindelse med hovedferierne.
- Hvis Pop-up Borgerservice bemandes med 1 person, bliver det nødvendigt at indføre initiativet med tidsbestilling. Idet én person ikke praktisk kan administrere henvendelserne alene, og da der samtidig vil være behov for at fordele henvendelserne udover åbningstiden.
Konsekvens ved 2 medarbejdere 4 timer pr uge i hhv. Aalestrup, Farsø og Løgstør:
- Hvis der vælges en løsning med 2 personer i 4 timer pr. sted pr. uge vil det betyde et øget ressourceforbrug i Borgerservice på 20 timer ugentligt. De 20 timer kommer fra forskellen mellem de timer der blev brugt på løsningen i Løgstør inkl. Transport (2 timer 4 dage om ugen = 8 timer) og tiden der skal bruges på denne løsning (Transport: 2*2 timer = 4 timer. Plus ekspeditionstiden 2 personer*4 timer om ugen*3 tre lokationer=24 timer i alt. Dvs. ekspeditionstid plus transporttid svarer til 28 timer).
Uanset valg af løsning vil der ikke blive etableret betjening i forhold til pas og kørekort, idet dette vil betyde en merudgift på cirka 775.000 kroner på anskaffelse af udstyr plus løbende udgifter til abonnement.
